Jak cię złapią, to znaczy, że oszukiwałeś. Jak nie, to znaczy, że posłużyłeś się odpowiednią taktyką.
Te najbardziej klasyczne (jubileusze, Wigilie) składają, się przeważnie z dwóch części — oficjalnej i rozrywkowej. Na początku zazwyczaj przemówienie wygłasza prezes, bądź inna osoba ze ścisłego kierownictwa. To bardzo ważne, aby było ono ciepłe, osobiste i niezbyt długie. Podziękowania powinny być szczere, wręczaniu nagród powinien towarzyszyć uśmiech i mocny uścisk dłoni. Czasami przy takich okazjach dobrze widziana jest odrobina humoru. Pozwala ona rozładować napięcie i czyni firmę bardziej przyjazną. Po części oficjalnej następuje część rozrywkowa. Jej program zależy już tylko od pomysłowości organizatorów oraz inwencji pracowników.
8.3. Konferencje i seminaria Konferencje i seminaria to imprezy organizowane dla zamkniętego kręgu specjalistów zajmujących się określoną dziedziną. Różnią się one od siebie tym, że pierwsze są bardziej prestiżowe, podczas gdy seminaria mają charakter typowo roboczy i w stosunku do konferencji poświęca się na nich znacznie więcej czasu na zajęcia warsztatowe i dyskusje. Imprezy tego typu służą głównie realizacji celów naukowo-poznawczych, co nie wyklucza jednak możliwości wykorzystania ich do promowania firmy. W niektórych branżach (jak np. farmaceutycznej) stanowią one także metodę lepszego dotarcia do potencjalnych klientów. Konferencja nie powinna się jednak ograniczać do samej tylko prezentacji handlowej. Efekt może być bowiem odwrotny do zamierzonego i zamiast wizerunku profesjonalnego firma zyska miano nachalnej i pragnącej zareklamować się za wszelką cenę. W przypadku konferencji i seminariów cele promocyjne powinny być realizowane bardzo subtelnie. Zazwyczaj wystarczy sam fakt bycia organizatorem (bądź sponsorem) przedsięwzięcia, albo wygłoszenie przez pracownika firmy neutralnej w swej wymowie prelekcji-Inne rozwiązanie to organizacja stoiska informacyjnego przy wejściu na salę, albo mały pokaz w przerwie obrad. Chociaż seminaria i konferencje są kierowane do ściśle wyselekcjonowanego i wąskiego grona odbiorców, to jednak istnieje możliwość wykorzystania ich także jako środka maso-wego oddziaływania. Dzieje się tak wówczas, gdy na imprezę zapraszani sa dziennikarze, którzy nadają wydarzeniu odpowiedni rozgłos. O publikacje prasowe można także zadbać samemu, wysyłając do redakcji (szczególni pism fachowych) krótkie sprawozdanie z odbytej konferencji. 238 Elementy przygotowania konferencji: 1. Kwestie merytoryczne • temat konferencji, dobór prelegentów, opracowanie materiałów konferencyjnych 2. Logistyka i sprawy techniczne • wynajęcie sali, wypożyczenie potrzebnego sprzętu, catering 3. Promocja • reklama w prasie, mailing, publicity Organizacja konferencji obejmuje kilka zasadniczych etapów. Na początek konieczne jest sprecyzowanie tematyki oraz wybór odpowiednich prelegentów. Możliwa jest także sytuacja, w której punktem wyjścia stanie się grupa docelowa i jej potrzeby poznawcze. W praktyce najczęściej oba te elementy analizuje się jednocześnie, dzięki czemu tworzony jest program, który odpowiadałby zarówno możliwościom merytoryczno-or-ganizacyjnym firmy, jak i spełniał oczekiwania potencjalnych uczestników konferencji. Po opracowaniu wstępnej koncepcji imprezy, w tym dokładnego określenia jej terminu, konieczne jest przeprowadzenie wstępnych rozmów z potencjalnymi prelegentami. Na tej podstawie tworzy się dokładny harmonogram wystąpień (plan szczegółowy konferencji) oraz przygotowuje materiały konferencyjne. W tym samym czasie trzeba zadbać o rezerwację odpowiedniej sali oraz o kwestię wyżywienia i ewentualnego noclegu dla uczestników i prelegentów. Z chwilą przygotowania „zaplecza" można już rozpocząć akcję promocyjną na rzecz konferencji. Najczęściej stosuje się tu reklamę prasową, mailing (listy bezpośrednie) oraz zaproszenia osobiste. Impreza zyska większy rozgłos, jeśli informacje o niej pojawią się także na zwykłych stronach redakcyjnych w formie notatek prasowych. Ostatnim etapem przygotowań jest przyjmowanie zgłoszeń od uczestników konferencji oraz czuwanie nad przebiegiem zaplanowanych prac (korekta tekstów, sprecyzowanie menu, wypożyczenie potrzebnych urządzeń, zamówienie upominków reklamowych itd.). Konferencje to na ogół bardzo drogie przedsięwzięcia. Obniżenie kosztów, jakie w tym wypadku ponosi organizator, możliwe jest dzięki ^angażowaniu w przedsięwzięcie także innych podmiotów (jako współ-Organizatorów albo sponsorów). Nie mogą to być jednak instytucje przy- 239 padkowe, ponieważ zbyt duża rozbieżność interesów oraz odmienne (a nawet wykluczające się) grupy docelowe mogą nie tylko spowodować zamieszanie, ale wręcz utratę wiarygodności organizatora głównego (np. koncern tytoniowy, który sponsoruje konferencję na temat zdrowego trybu życia). Najlepiej, gdy są to firmy działające na tym samym rynku, ale nie będące bezpośrednimi konkurentami (np. producent samochodów i dystrybutor paliw, producent sprzętu komputerowego i oprogramowania Ud). Obniżenie kosztów promocji możliwe jest natomiast poprzez pozyskanie patrona medialnego imprezy. 8.4. Targi i wystawy Współczesne targi posiadają już ponad stuletnią tradycję. Pierwotnie pełniły one funkcję sprzedażową (zawieranie kontraktów), jednak obecnie są postrzegane przede wszystkim jako impreza, która pozwala nawiązać bądź podtrzymać kontakty z kontrahentami, klientami, dostawcami oraz innymi przedstawicielami branży. To także sposób na budowanie wizerunku firmy wśród zwiedzających oraz okazja do nawiązania kontaktu z dziennikarzami i innymi grupami otoczenia (np. potencjalnymi pracownikami). Współczesny rynek wystawienniczy jest bardzo rozbudowany. Oferuje się na nim wiele imprez, które różnią się nie tylko zasięgiem (lokalne, krajowe, światowe) i stopniem specjalizacji (branżowe, ogólne), ale także odbiorem społecznym. Istnieją imprezy, które już od dawna nie przyczyniają się do zwiększania kręgu odbiorców, ale firmy wiedzą, że gdyby je pominęły, byłoby to źle odebrane w branży. Uczestnictwo w tych targach ma zatem charakter czysto prestiżowy. Przed podjęciem decyzji o wyborze imprezy wystawienniczej trzeba się dokładnie zastanowić. Pod uwagę powinny być brane tylko te przedsięwzięcia, które rokują osiągnięcie największych korzyści. Należy dokładnie zapoznać się z tematyką imprezy, przeanalizować jej termin (byc może pokrywa się z innym ważnym wydarzeniem w branży), zapytać
|
WÄ…tki
|